IT-HISTORIA

IT-utvecklingen inom golfen

”Den som inte känner sin historia har svårare att förstå sin samtid”
Numera kan golfspelaren sköta det mesta av administrationen på egen hand. Via datorn, paddan eller mobilen. En självklarhet kan tyckas. Därmed inte sagt att alla gör så. Visst stöd krävs fortfarande från klubbarna. I takt med ökande IT-mognad avlastas dock klubbarnas administratörer och ideella funktionärer. Man kan ägna mer tid åt annat. Förhoppningsvis kommunikation med medlemmarna.

Golfen har givetvis följt med den generella IT-utveckling som skett i samhället. Man kan med fog säga att golfen hela tiden har legat i framkant visavi andra idrottsförbund. Utvecklingen startade jämförelsevis tidigt och ambitionerna har tidvis varit stora. Ibland litet väl stora. Under vissa skeden kan det ifrågasättas om de tidiga programmen verkligen underlättade arbetet? Oftast var hårdvaran för klen. Varje uppdatering krävde mer minne. Datorerna orkade inte alltid dra runt systemen.
Att markera ett val och trycka ner Enter innebar alltid risker. Att exempelvis skapa en ny rond i en flerrondstävling, kunde innebära att programmet låste sig eller att hela tävlingen försvann oåterkalleligen med startlista, tidigare inmatade resultat och allt. Natten var därmed uppbokad. Det var bara att lägga upp en ny tävling, mata in alla deltagare igen, mata in alla scorerna från tidigare ronder igen. Att sedan framåt morgontimmarna åter välja ”Ny rond”, hålla andan och trycka ner Enter. Några scorekort eller listor vågade man aldrig kasta innan tävlingen var färdigspelad, sparad
och en backup hade gjorts. Oftast sparade vi alla scorekort och listor över vintern eller åtminstone tills årsberättelsen var klar.

Begynnelsen

Under 80-talet dök små datorer (PC) upp på marknaden. Dessa hittade in i många hem. En spretig datamognad började växa fram i samhället. Några framsynta personer inom SGF tog fasta på detta. Här fanns utvecklingspotential. En programvara för hantering av golftävlingar togs fram.

Det vore förmätet att påstå att detta initiativ togs emot med öppna armar av klubbarna, eller snarare av klubbarnas styrelser. Där fanns sällan personer med datamognad, mest skepsis. Det var mycket för och emot, det var bättre förr. Landet hade vid tiden en kommunikationsminister som något senare sa; ”Att sitta och surfa på nätet tar en himla massa tid. Vad är det bra för?” Däremot sa hon inte att; ”Internet är en fluga som kanske flyger förbi”. Det är en skröna, en illvillig rubriksättning i
SvD. Rätt ska vara rätt! Det hela gjorde hur som helst inte IT-introduktionen i samhället lättare.
SGF behövde därför söka stöd hos ett antal vänligt sinnade golfklubbar. Syftet var förstås att implementera och testa tekniken, sprida kunskapen och att skapa de nödvändiga goda exemplen. I Östersund-Frösö GK uppmärksammades den ambitionen och ÖFG har sedan dess varit en av de klubbar i landet som tillsammans med SGF kontinuerligt har utvecklat teknik, system och programvara. Det har kostat kraft och energi, resulterat i frustration och en och annan svordom. Men kul har det också varit.

Kjell Bjurström (senare intendent i Ekerums GK) och Leif Bohlin (intendent i ÖFG t.o.m. mars 1998) var klubbens IT-pionjärer. 1988 genomgick de den första utbildningen iscensatt av SGF. Datorn ifråga visade sig inledningsvis vara ett ganska bräckligt stöd. I akuta situationer gällde fortfarande att ha papper och penna till hands. Leif berättar att det kunde ta upp till fem timmar att lotta en 4-bollstävling med hundra deltagare. Fler än hundra deltagare gick f.ö. inte att mata in. Processor och minnesfunktioner var med dagens mått obegripligt begränsade. Man satte igång lottningen på kvällen och hoppades att den skulle tugga på och vara klar nästa morgon.

Nu var utvecklingen i allafall igång och sen gick det fort. Motståndet hade brutits ner, åtminstone fläckvis och medel avsattes nu efter årsmöte i SGF till utvecklingen av det som skulle komma att bli det första anpassade golfprogrammet – GK90. ÖFG blev givetvis en av testklubbarna. GK90, en programvara med integrerat medlemsregister, tävlingsmodul och möjligheter till lagring och manuell revision av handicap. Och så utskrift av etiketter, anmälnings- och startlistor! Det är f.ö. det första programmet jag själv arbetat med. Det hängde med under större delen av 90-talet.

All data matades givetvis in manuellt och medlemmarna förde fortfarande sina handicapkort, ”dragspelen”, med penna och med markörens signatur. Dessa handicapkort droppades i kansliets brevlåda i en aldrig sinande ström för manuell revision och registrering. Arbetsdagen startade oftast med detta. De många analoga arbetsmomenten dominerade fortfarande vardagen.

Internet

Under 90-talet utvecklades internet. Inledningsvis inom den akademiska världen. Efter hand blev Internet ett begrepp inom delar av näringslivet. Byggvaruhandeln var tidigt ute. De innovatörer som alltid tycker att glaset är halvfullt, såg förstås omedelbart de nya och oanade möjligheterna.

IT-avdelningen hos SGF växte. Utvecklingen av det första helintegrerade programmet, GK96, påbörjades. Nu hade man fått gensvar. Samarbete inleddes med Epani Systems AB i Halmstad. Nu skulle allt som kunde förutses vara med, allt, eller åtminstone skulle allt förberedas. Alltså förbereddes programmet redan från början för kommunikation via Internet. Den viktigaste, och på sikt mest uppskattade, nyheten var ett kvalificerat ekonomi- och faktureringssystem konstruerat av rutinerade revisorer och förvaltningsekonomer. Således inte av datanissar. Detta system skulle visa sig bli omistligt i det dagliga arbetet.

Internet till trots var golfklubben fortfarande den administrativa enheten. Självklart vad gällde ekonomin förstås, men även så vad gällde golfspelet. Där initierades och registrerades dagliga händelser. Kontakten med SGF var fortfarande sekundär. Golfklubbarna har ett nummer som de fick när de bildades, ÖFG nr 37 (den 37:e klubben i landet) och medlemmarna förstås ett nummer i klubben. Exempelvis hade undertecknad, 37-1096. Medlemsnumren var således inte unika. Vad som gjorde dem unika, klubbarna emellan, var kombinationen med klubbnumret ifråga.
En programvara som hanterar alla de parametrar som rör en enskild golfspelare, är betydligt mer komplicerad än man kanske föreställer sig. Parametrarna är väldigt många. Således var buggarna och låsningarna från början också många. ÖFG var alltså testklubb igen 1997 när GK96 provades i mindre skala, men i skarpt läge. Mycket låsningar, mycket frustration. Hela tiden för låg datorkapacitet.

Tävlingarna körde ÖFG därför vidare i GK90 som nu hade hunnit bli ett riktigt pålitligt program. Via kommunikation med Epani, justeringar och ett antal uppdateringar blev tävlingsmodulen i GK96 relativt stabil mot slutet av säsongen -97. Ekonomi- och medlemshantering i GK96 var utmärkt redan från början. Detta ingav förtroende. På marknaden förekommande bokföringsprogram kunde också integreras. En helt ny arbetssituation såg nu dagens ljus.

Nya former av kommunikation

Kommunikationen med SGF kunde nu ske både med disketter och via modem nattetid. Ett nationellt handicapregister kunde därför byggas upp och underhållas relativt löpande. Banvärderingen (slopesystemet) integrerades i GK96 vilket gjorde att korrekt spelhandicap automatiskt kunde tilldelas enskilda spelare vid lottning av tävlingar. Gästande spelare liksom egna. Handicaprevision efter tävling gjordes med en knapptryckning. Handicapgrundande ronder som någon medlem spelat på andra banor hämtades hem via nattkörning. Uppdateringar gjordes oftast nattetid.

1999 tillfrågades ÖFG om intresse fanns att testa en terminal där medlemmarna själva kunde anmäla sig till tävlingar, justera handicap, etc. Vi tackade givetvis ja, omedelbart! Klubben hade en ITkommitté (P-G Wikström) och att ligga i framkant vad gäller IT-utveckling var policy (ordförande, Kjell Pettersson). Alla medlemmar försågs med ett plastkort som gav tillträde till terminalen. Vi fick också ett antal monitorer som bl.a. kunde visa tidsbokning, starttider och resultat i tävlingar. Vi var således långt framme redan innan vi gick in i det nya seklet. Fr.o.m. 2000 rullade hela systemet.
I takt med att Internet blev var mans egendom utvecklades den interaktiva kommunikationen mellan medlem och klubb. Via näten kunde medlemmar nu utföra ett antal ärenden. I princip de saker som kunde utföras i terminalen i klubbhuset. Dock bör nämnas att en stor del av personalens tid användes till att utbilda medlemmarna i handhavandet av tekniken. En god investering i framtiden, tyckte vi.

Det förtjänar här att påpekas att klubbens aktiva veteraner var den grupp som var mest
positiv till utvecklingen. De lärde sig därför tekniken mycket snabbt och såg till att mindre försigkomna kamrater och även yngre medlemmar gjorde detsamma.
GK96 utvecklades hela tiden och blev efter hand ett mycket stabilt och uppskattat program. Nya finesser och genvägar adderades kontinuerligt. Supporten hos Epani i Halmstad var precis, snabb och mycket kompetent. Funktion, stabilitet och Epanis fina attityd, omvände slutligen de sista ”fossilerna” i landets golfklubbar. GK96 och Epani förändrade det administrativa golfsverige i grunden.

GIT Golfens IT-system

När GK96 var som allra bäst lade SGF ner samarbetet med Epani. En ny upphandling inleddes. Stor förvåning rådde bland landets golfadministratörer. På sina håll ren ilska. Röster höjdes för en utveckling av GK96, en konvertering från 16 till 32 bitar. En sådan hade redan förberetts av Epani.
Mycket tid, pengar och kunskap hade investerats i GK96 funktioner av klubbarna, inte minst i form av kunskap hos klubbarnas ideella funktionärer och i synnerhet hos tävlingsledarna. Detta skedde i en tid då SGF ännu inte såg några gränser, inget tak. När intresset för kommunikation med klubbarna var ganska måttligt. 2003 hade golfens status nått sin peak, men detta visste man ännu inte. SGF vision var en million golfspelare innan 2010 och ett antal nya klubbar. Sponsorsläget var stabilt, det tunga näringslivet ville fortfarande vara med. SGF agerade via sitt eget Svensk Golf AB
som inte förutsattes ha någon kommunikation med golfklubbarna. Ett par år senare kom så regressionen, golfen började tappa medlemmar, men det är en annan historia.
Epani förlorade som väntat upphandlingen hösten 2003 och IT-utvecklingen flyttades till Stockholm.

Detta förvånade knappast någon. En referensgrupp upprättades där ett antal utvalda personer från utvalda klubbar fanns med. Tyvärr inga revisorer eller förvaltningsekonomer denna gång.
Upphandlingen av det program som skulle komma att heta GIT (Golfens IT-system) blev den dyraste programupphandling som gjordes i landet det året. I detta fall av ett idrottsförbund. Visserligen via dess AB. Detta väckte medial uppmärksamhet. Inledningsvis spenderades 60 millioner kr. En uppseendeväckande summa. Under åren därefter skulle det komma att bli ännu mer.
I en ny magrare verklighet, med mössan i handen, tvingades SGF be klubbarna om mer pengar. Delar av SGF verksamheter krympte, personal och funktioner avvecklades sedan under en följd av år.

Vad fick klubbarna för pengarna?

Man fick en mycket flexibel tävlingsmodul med alla tänkbara tävlingsformer och inställningar, där ett fåtal visserligen används i praktiken. I övrigt fick man ett program som, i allt väsentligt, utför de moment som tidigare fanns i GK96 med undantag för de integrerade ekonomifunktionerna. GK96 var Accessbaserat, GIT är Windowsbaserat. Windows är sannolikt ett mycket bra val över tid.
Via dagens betydligt mer stabila Internet kommunicerar GIT nu på nationell nivå i realtid, funktion till funktion. Det utgår från den enskilda medlemmen, golfspelaren. Inte från medlemmen via hemmaklubben. Detta har kunnat åstadkommas genom att varje individ tilldelades ett unikt Golf-ID.

Detta Golf-ID är geografiskt obundet och följer, med vidhängande data, individen oavsett vilken klubb hen tillhör över tid.
Funktionen ”Min Golf” är en förädling av den funktion som fanns i GK96. Den generella utvecklingen av interaktiva funktioner via Internet har medfört att fler funktioner nu kan hanteras där.
Medlemmen kan själv justera sina uppgifter såsom adress och telefonnummer. Över huvud taget kan mycket hanteras hands on numera. Detta i huvudsak beroende på utvecklingen av mobiltelefoner, plattor och inte minst beroende på en väsentligt bättre mobiltäckning. Terminalfunktionen, som introducerades med GK96, har fått en renässans efter många års frånvaro. Via terminaler kan viss service erbjudas när klubben är obemannad. I och för sig inte nytt – men funktionellt.

Vad fick man inte?

Initialt förlorade klubbarna de utmärkta ekonomi- och faktureringsfunktionerna som fanns i GK96. I den referensgrupp som klubbarna föreslog fanns inga personer med djupare kunskaper i ekonomi.
Fokus låg på golfspelet. Ekonomifunktionerna föll till del mellan stolarna.
När arbetet redovisades och bristerna uppdagades, riktades stark kritik mot projektgruppen från övriga klubbar. Hur var det ens möjligt att förbise ekonomifunktionerna? När skulle dessa moduler utvecklas och läggas till? Men då var pengarna redan slut, upparbetade.
Problemet löstes genom att några på marknaden befintliga bokföringsprogram kunde kopplas till GIT.

Uppgifterna fick man då först läggas upp i medlemsregistret och därefter exportera i en fil till det bokföringsprogram man valt. I bokföringsprogrammet kunde sedan faktureringen läggas upp och genomföras. En tidsödande omväg mot tidigare. Dessutom fick många klubbar byta till de bokföringsprogram som var kompatibla med GIT. En tillkommande kostnad.
En del klubbar valde istället att exportera faktureringsfilen till annan aktör som åtog sig att utföra klubbarnas årsfaktureringar externt. Detta inklusive paketering och utskick till den enskilde medlemmen. Allt detta mot skälig betalning förstås.
Jag noterar att faktureringsproceduren hos många klubbar fortfarande läggs hos externa aktörer.
Mindre klubbar med få medlemmar sköter hela proceduren internt. Vidare noterar jag att ambitionen nu är att digitalisera hela faktureringsprocessen. Så kallad E-fakturering. Ett tecken i tiden. Merparten klubbar, bl.a. ÖFG, ger nu medlemmen möjlighet att betala sina avgifter via ”Min Golf”. Där kan medlemmen se avgiften och välja att betala via kort eller Swish.

Några reflektioner

GIT är nu inne på sjuttonde året. Ett rekord i sig? Det förefaller inte finnas några ambitioner att utveckla ett nytt system? Å andra sidan behöver ju inte hjulet uppfinnas igen? Istället har SGF reducerat sin administration radikalt och sedan många år inlett en konstruktiv och mycket uppskattad kommunikation med klubbarna. SGF bedriver uppsökande verksamhet i distrikten.
Idag ifrågasätter knappast någon IT-utvecklingen. En allt större andel av befolkningen föds in i den digitala världen. Fördelarna är uppenbara.

Nackdelarna då?

Sårbarheten, ett strömavbrott lamslår all verksamhet på sekunden. Kassor och terminaler lägger av. Man står handfallen.
När saker automatiseras krävs inte längre att man förstår hur de kom till eller hur de räknas fram.
Man trycker ner Enter och accepterar utfallet. Så är det exempelvis med handicapsystemet. Borta är den tid då varje golfare, med viss möda, kunde räkna fram förändringen och föra sitt handicapkort.

Birger Mangs
Intendent 1998–2006